Vidaus pajamų tarnybos duomenimis, W-2 formos turėtų būti išsiųstos darbuotojams ne vėliau kaip sausio 31 d., Kad būtų gautos praėjusių kalendorinių metų formos. Nors darbuotojai šią dieną gali jų negauti paštu, bent jau šiuo metu jie turi būti išsiųsti. Bendrovėms, kurios nesilaiko šio konkretaus protokolo, gali būti pasekmių.
Venkite nepatenkintų darbuotojų
Be jokių oficialių problemų, susijusių su Vidaus pajamų tarnyba (IRS) dėl laiku nesiųstų W-2 formų, gali tekti susidurti su labai nepatenkintų darbuotojų grupe, iš kurių daugelis greičiausiai tikisi mokesčių deklaraciją. Darbuotojai gali pateikti skundų ne tik jums, bet ir IRS, o tai gali paskatinti tolesnį jūsų įmonės tyrimą, jei dėl šios problemos pateikiama daugybė skundų.
IRS baudos vertinimas
IRS skirsto baudas pagal tai, kiek vėlai pateikiamos jūsų W-2 formos. Už W-2, pateikiamus per 30 dienų nuo numatytos datos, apskaičiuojama 50 USD bauda už formą, o mažam verslui - ne daugiau kaip 187 500 USD. Už formas, pateiktas iki rugpjūčio 1 d., Bet vėliau nei po 30 dienų, bauda siekia 100 USD už formą ir didžiausia bauda siekia 536 000 USD. Didžiausia bauda yra 260 USD už formą iki 1 072 500 USD per metus už formas, pateiktas po rugpjūčio 1 d.
Tikslių formų užtikrinimas
Be to, kad laiku išsiųsite W-2 formas, taip pat turite įsitikinti, kad šios formos yra tikslios. Pagal IRS svetainę, jei pateikiate IRS W-2 formą, kurioje teigiate, kad konkrečiam darbuotojui sumokėjote tam tikrą pinigų sumą, o jūs to nemokėjote, tas asmuo turi teisę kreiptis į teismą dėl žalos atlyginimo. Įvertinama 530 USD bauda už formą be maksimalaus dydžio. Jums taip pat gali tekti sumokėti 5000 USD baudą už žalos atlyginimą už melagingą dokumentą ir gali būti apkaltintas.
Įrašai ir komunikacija
Kartais, jei bent jau pranešate savo darbuotojams, kad bėgate iš paskos su savo W-2, bet stengiatės juos išvesti, nepasitenkinimo gali būti mažiau nei tada, jei nieko nesakote. Be to, jei išsiųsite W-2 iki nustatyto termino, bet grąžinsite jį už blogą ar seną adresą, neatidarykite jo ir neišmeskite. Įdėkite jį į darbuotojo bylą ir išsaugokite, jei jis susisieks su jumis dėl formos; jūs bent jau turite įrodymą, kad bandėte jį išsiųsti.
