Dažniausiai praėjo tie laikai, kai smulkiojo verslo savininkai galėjo sukti kėdes ir pranešti savo darbuotojams: „Susitikime šiandien 4“. Technologijos išlaisvino darbuotojus dirbti nuotoliniu būdu ir iš daugybės vietų. Jei kartais manote, kad ši tikrovė jūsų smulkiajam verslui pridėjo „laukinių vakarų“ elementą, apsvarstykite „Microsoft Outlook 2010“ versijas, kad rastumėte taip reikalingą lasą. Tai gali lengvai suapvalinti visus žmones - kai tik sužinosite, kaip atsukti virvę, kad atliktumėte kalendoriaus įrašą atlikdami kelis paprastus veiksmus.
Padarykite kalendoriaus įrašą
Pakvieskite ką nors į susitikimą ar renginį vienu iš trijų būdų, atidarę „Outlook“:
- Viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite „Nauji elementai“. Tada po juo spustelėkite „Susitikimas“.
- Spustelėkite piktogramą „Kalendorius“ (antroji piktograma kairiajame apatiniame ekrano kampe). Tada spustelėkite „Naujas susitikimas“ arba „Naujas susitikimas“.
- El. Pašto dėžutėje spustelėkite „Atsakyti su susitikimu“.
Pasirinkite „Outlook“ pakviesti dalyvius
Naudokite „Adresų knygą“, norėdami gauti el. Pašto adresus eilutėje „Kam“, kur nurodomi jūsų kvietimų į kalendorių gavėjai. Arba rankiniu būdu įveskite jų el. Pašto adresus. (Šiuo metu gali būti protinga įtraukti šiuos žmones į savo adresų knygą. Tai sutaupys kelias akimirkas, kai kitą kartą norėsite įrašyti kalendorių.)
Užpildykite kvietimą į kalendorių
Užpildykite:
- Temos eilutė
- Vieta
- Pradžios laikas
- Pabaigos laikas, naudodami išskleidžiamuosius laukelius
Apsvarstykite išsamią informaciją
Prieš paspausdami „Siųsti“, pasvarstykite, ar išmintinga teksto lauke parašyti trumpą pranešimą, kuriame paaiškinama tiksli jūsų kalendorinio kvietimo pobūdis. Tai gali būti ypač naudinga, jei manote, kad kvietimas gali sukelti telefono užklausas ar darbuotojų apsilankymus jūsų biure. Pranešimas gali užkirsti kelią tokiems pertraukimams, pasakydamas darbuotojams, ką jie turi žinoti, ir ką jie turėtų daryti, kad jie būtų pasirengę.
Jei norite, kad darbuotojai prieš susitikimą perskaitytų failą, prieš siųsdami kvietimą į kalendorių spustelėkite „Pridėti failą“. Norėdami įsitikinti, kad jie to nepastebi, parašykite trumpą pranešimą, nukreipdami į tai jų dėmesį.
Siųsti kalendoriaus kvietimą nuotoliniu būdu
Norėdami išsiųsti savo darbuotojams kalendorinį kvietimą, neprivalote būti pririštas prie savo darbo kompiuterio kaip dėklas ant kaubojaus. Galite siųsti jį iš „iPhone“, eidami į kalendoriaus programą ir atlikdami šiuos veiksmus:
- Sukurkite „Naujas įvykis“ (arba „Esamas įvykis“, jei persiunčiate kvietimą į jau sukurtą įvykį).
- Palieskite mygtuką „Redaguoti“.
- Palieskite „Pakviesti“.
- Pridėkite žmonių, kuriuos norite pakviesti į savo susitikimą ar renginį, el. Pašto adresus.
- Bakstelėkite mygtuką „Atlikta“, esantį viršutiniame dešiniajame kampe, kuris naudojamas kaip „siuntimo“ funkcija.
Pasinaudojimas „Outlook“ kalendoriaus kvietimo funkcija yra dar vienas žingsnis, padedantis suteikti tvarką ir organizuoti jūsų, kaip smulkaus verslo savininko, gyvenimą. Jūsų darbuotojai taip pat įvertins jūsų pastangas.
